Mendapatkan umpan balik negatif dari atasan Anda tidak semuanya buruk

Setelah saya menghabiskan lebih dari satu tahun bekerja di sebuah bank Jepang di Tokyo, saya merasa ada sesuatu yang tidak beres tetapi saya tidak bisa menjelaskannya. Saya tahu saya melakukan pekerjaan dengan baik, dan pekerjaan saya berjalan lancar, tetapi ada sesuatu yang hilang. Kemudian, suatu hari dalam perjalanannya keluar dari kantor pada hari itu, manajer umum departemen saya lewat di belakang meja saya. Tanpa henti, dia berkata tanpa henti, “Aku ingin memberitahumu bahwa kamu melakukan pekerjaan dengan baik, tapi aku khawatir itu hanya akan pergi ke kepalamu dan kamu akan berhenti berusaha begitu keras.”

Saat dia melenggang, saya duduk di sana dengan kaget, karena sekarang saya tahu apa yang tidak terasa benar bagi saya – saya belum mendapatkan umpan balik lisan, dan sekarang saya mengerti mengapa.

Menunjukkan hal positif

Di negara asal saya di Amerika Serikat, jika Anda bekerja dengan baik, kemungkinan besar Anda akan menerima umpan balik verbal yang positif, tetapi itu tidak umum dalam budaya Jepang. Di Jepang, Anda mungkin mendapatkan indikasi nonverbal bahwa pekerjaan Anda dihargai: Anda mungkin diberi lebih banyak pekerjaan, pekerjaan yang lebih bertanggung jawab atau kompleks, atau diundang ke pertemuan penting atau untuk bertemu dengan tamu VIP. Anda mungkin diundang keluar untuk makan malam, atau diberikan o-miyage (suvenir) ketika seseorang kembali dari perjalanan bisnis. Anda bahkan mungkin meminta seseorang meluangkan waktu ekstra untuk menunjukkan area di mana Anda dapat meningkatkan – yang terlihat seperti umpan balik negatif tetapi sebenarnya merupakan bentuk umpan balik positif di tempat kerja Jepang. Tetapi Anda mungkin tidak akan memiliki siapa pun yang berkata, “Terima kasih untuk pekerjaan yang luar biasa!”

Orang Jepang cenderung tidak berlebihan secara verbal dengan umpan balik positif dan, dalam banyak kasus, merasa itu tidak perlu atau bahkan aneh. Sebagai contoh dari luar tempat kerja, salah satu teman Amerika saya menikah dengan pria Jepang. Mereka memiliki pernikahan yang bahagia tetapi ternyata ada satu hal yang benar-benar mengganggunya – suaminya tidak mengatakan “Aku mencintaimu” setiap hari, sesuatu yang dia harapkan akan terjadi ketika dia menikah. Suami Jepangnya bingung dengan ini, dan tanggapannya adalah: “Mengapa saya harus mengatakannya? Bukankah sudah jelas, aku masih menikah denganmu, bukan? ”

Budaya Jepang sering kali memprioritaskan tindakan daripada kata-kata, dan banyak orang cenderung merasa tidak nyaman dan curiga dengan pujian yang berlebihan. Seorang bawahan Jepang yang mendapat banyak umpan balik positif dari atasan mereka mungkin berpikir bahwa dia hanya mengolok-olok mereka untuk sesuatu, dan merasa bahwa itu tidak tulus. Faktanya, dalam politik Jepang homegoroshi (“Membunuh dengan pujian”) adalah teknik yang digunakan untuk mempermalukan lawan dengan menghujani mereka dengan pujian yang berlebihan. Dan seperti manajer umum saya, banyak orang Jepang merasa bahwa pujian memiliki efek yang merusak, menyebabkan orang berpuas diri dan berhenti berkembang.

Jadi jika Anda bekerja dengan kolega Jepang, penting untuk membiasakan diri dengan fakta bahwa Anda mungkin tidak akan mendapatkan umpan balik positif sebanyak yang biasa Anda dapatkan di negara asal, meskipun Anda melakukannya dengan baik. kerja. Daripada mengandalkan pengakuan verbal, carilah tanda-tanda bahwa karya Anda dihargai dan digunakan.

Jika Anda mengelola bawahan orang Jepang, berhati-hatilah dengan umpan balik positif juga. Terlalu banyak dan bawahan Anda mungkin merasa itu terdengar palsu. Pastikan umpan balik Anda didasarkan pada contoh konkret dan bukan hanya sekelompok superlatif, dan umpan balik positif apa pun harus diberikan satu lawan satu, karena memilih satu orang untuk dipuji di depan orang lain akan menimbulkan kecemburuan dan berdampak negatif terhadap kerja tim.

Umpan balik negatif

Beberapa manajer Jepang memberikan banyak tanggapan negatif, sementara beberapa tidak memberikan sama sekali. Saya menemukan bahwa beberapa manajer Jepang memberikan banyak umpan balik dalam bentuk koreksi kecil, dengan maksud itu menjadi bentuk pelatihan. Ini sebenarnya pertanda baik, bahwa manajer menganggap Anda layak untuk investasi waktu. Karena biasanya tidak ada pernyataan umpan balik positif verbal yang menyeimbangkan, mudah untuk menafsirkan umpan balik semacam ini sebagai umpan balik negatif murni, padahal sebenarnya tidak.

Di sisi lain, ketika menyangkut masalah besar yang mengganggu mereka tentang pekerjaan karyawan mereka, saya menemukan bahwa banyak manajer Jepang cenderung sepenuhnya menghindari memberikan umpan balik negatif. Hal ini sering kali disebabkan oleh keengganan umum untuk menyampaikan pesan yang tidak ingin didengar orang lain, dan kekhawatiran bahwa penerima akan bereaksi berlebihan terhadap pesan negatif dan menjadi kesal atau kehilangan motivasi.

Manajer Jepang cenderung menunjukkan penghindaran umpan balik yang sama dengan bawahan Jepang juga, tetapi seringkali lebih dari itu dengan bawahan non-Jepang, karena kendala bahasa dan budaya. Saya telah melihat banyak situasi di mana seorang manajer Jepang sangat kesal dengan sesuatu yang dilakukan oleh bawahan non-Jepang mereka, tetapi tidak memberi mereka umpan balik yang jelas tentang hal itu. Dalam banyak kasus, manajer Jepang akhirnya menjadi sangat muak sehingga mereka akhirnya memecat karyawan tersebut.

Mungkin terlihat tidak adil bahwa banyak manajer Jepang tidak benar-benar memberi tahu Anda secara langsung apa yang Anda lakukan yang mengganggu mereka, tetapi ada cara untuk mengetahuinya. Yang pertama adalah dengan memperhatikan tanda-tanda halus yang mungkin dikirimkan manajer, termasuk hal-hal seperti cemberut dan desahan. Hal kedua yang dapat Anda lakukan adalah mencoba mengorek masukan dengan hati-hati. Untuk melakukan ini, saya sarankan duduk dengan manajer Anda (mungkin sambil minum di malam hari, yang merupakan pengaturan tradisional di Jepang untuk jenis percakapan ini) dan bertanya “Apakah Anda punya saran untuk saya tentang bagaimana meningkatkan kerja?” atau “Apakah ada yang Anda ingin saya ubah tentang pekerjaan saya?” Pertanyaan khusus semacam ini akan lebih efektif daripada hanya bertanya “apakah Anda punya umpan balik untuk saya,” yang mungkin membuat banyak orang Jepang bingung bagaimana menjawabnya, karena itu bukan sesuatu yang mungkin ditanyakan oleh bawahan Jepang.

Saat memberikan umpan balik kepada kolega Jepang, perlu diingat bahwa banyak dari mereka tidak terbiasa menerimanya karena mereka tidak mendapatkan banyak umpan balik dari manajer mereka. Selain itu, banyak orang Jepang cenderung sangat keras pada diri mereka sendiri, jadi jika umpan balik negatif Anda terlalu berat, Anda berisiko membuat mereka putus asa. Saya merekomendasikan untuk menyimpan umpan balik negatif kepada bawahan Jepang Anda dengan sangat konkrit, dengan contoh spesifik tentang apa yang Anda ingin mereka kerjakan.

Umpan balik adalah konsep asing yang tidak memiliki padanan bahasa Jepang asli yang baik, itulah mengapa itu diberikan dalam katakana daripada memiliki kanji asli. Jadi tidak mengherankan jika ini bukan bagian dari repertoar komunikasi standar di tempat kerja Jepang. Memahami hal ini, menjadi pengamat yang baik dan mengajukan pertanyaan yang baik dapat membantu Anda menjembatani kesenjangan dan mendapatkan informasi yang Anda butuhkan agar efektif.

Rochelle Kopp adalah konsultan manajemen yang bekerja dengan perusahaan Jepang yang beroperasi secara global dan perusahaan asing yang beroperasi di Jepang. Dia baru-baru ini menerbitkan “Manga de Wakaru Gaikokujin to no Hatarakikata” (“Pelajari Cara Bekerja Dengan Non-Jepang Melalui Manga.”) Anda dapat menemukannya di Twitter di: @JapanIntercult.