Singkirkan taktik debat ketika harus membujuk kolega Jepang untuk mengambil tindakan

Satu pertanyaan yang terkadang saya dengar dari orang non-Jepang yang bekerja di perusahaan Jepang adalah, “Bagaimana cara meyakinkan kolega Jepang saya bahwa saya benar?” Ini dapat diutarakan secara alternatif sebagai “Apa cara terbaik untuk berdebat, bernegosiasi, atau berdebat dengan orang Jepang?”

Setiap kali saya ditanyai pertanyaan ini, saya tergoda untuk menjawab, “Anda tidak bisa” atau, lebih tepatnya, “Anda tidak boleh”. Bukannya tidak mungkin untuk meyakinkan orang Jepang tentang sebuah ide atau tindakan, tetapi lebih dari itu kemungkinan besar itu tidak akan berhasil jika Anda melakukannya seperti yang Anda pelajari di rumah.

Bagi orang-orang dari banyak negara Barat, menyelesaikan masalah dengan memperdebatkannya adalah hal yang wajar, karena begitulah cara mereka dilatih untuk melakukannya di sekolah. Dalam kasus saya, tumbuh besar di Amerika Serikat, sebagian besar pengajaran bahasa Inggris di sekolah menengah pertama dan menengah saya adalah tentang bagaimana melakukan “penulisan persuasif” yang dimaksudkan untuk meyakinkan pembaca tentang suatu argumen, dan sebagian besar kelas didasarkan pada diskusi .

Banyak teman saya berpartisipasi dalam kegiatan seperti klub debat dan Model United Nations, yang selanjutnya mengasah keterampilan berargumen verbal mereka. Sedangkan kelas pidato merupakan syarat kelulusan.

Karena setiap orang di sekitar kita menerima jenis pendidikan yang sama, dan menggunakan kata-kata yang diucapkan untuk menyampaikan maksud mereka dan membuat orang lain melihat sesuatu dari sudut pandang mereka, debat tampaknya seperti pendekatan yang biasa dilakukan ketika kita ingin membujuk seseorang tentang sesuatu dalam situasi apa pun. .

Namun, siswa Jepang tidak menerima pelatihan yang sama dalam komunikasi persuasif dan karena itu, dalam banyak kasus, mereka tidak terbiasa dengan pertengkaran verbal atau mahir di dalamnya. Jika Anda berkomunikasi dalam bahasa Inggris, mereka juga akan dirugikan karena tidak menggunakan bahasa ibu mereka. Karena alasan ini, banyak orang Jepang memberi tahu saya bahwa mereka merasa kalah dan kalah manuver ketika rekan-rekan non-Jepang mereka mencoba berdebat dengan mereka. Itu jelas bukan perasaan yang ingin Anda timbulkan ketika Anda mencoba untuk mendapatkan seseorang di pihak Anda, karena orang Jepang yang merasa tidak nyaman dengan pendekatan persuasi Anda tidak mungkin tergerak – kemungkinan besar mereka hanya akan merasa kesal atau kesal. .

Di hampir setiap seminar yang saya berikan untuk pekerja Jepang yang berbisnis dengan orang-orang dari budaya lain, seseorang akan mengeluh bahwa rekan asing mereka melakukannya jiko shuchō ga tsuyoi (terlalu tegas) dan gambarkan kelelahan yang mereka rasakan saat berurusan dengan orang seperti itu.

Kesulitan lain dalam mencoba melibatkan orang Jepang dalam debat adalah bahwa, dalam budaya Jepang, secara terbuka tidak setuju dengan seseorang atau menunjukkan kekurangan dalam logika mereka bisa sama dengan mengatakan, “Saya tidak suka kamu” atau “Saya tidak menghormati kamu.” Itu memiliki potensi untuk mewarnai, atau menghancurkan sama sekali, hubungan. Akibatnya, itu adalah sesuatu yang dihindari orang.

Anda juga berisiko dicap rikutsuppoi (argumentatif), yang memiliki konotasi yang sangat negatif. Kata ini menyiratkan menjadi seperti Spock, tidak mampu memproses sesuatu dari perspektif manusia dan mengakui peran perasaan.

Tunjukkan daripada menceritakan

Persuasi di perusahaan Jepang cenderung kurang bergantung pada parrying verbal dan lebih pada dokumentasi tertulis. Biasanya, ini dilakukan melalui laporan atau presentasi PowerPoint, atau keduanya. Informasi dianalisis dan disajikan dengan detail yang lengkap, dan tersedia banyak visual, termasuk foto dan grafik. Anda bisa membuat argumen Anda melalui kata-kata tertulis daripada kata-kata yang diucapkan, dan Anda diharapkan melakukannya secara menyeluruh, mengumpulkan sebanyak mungkin fakta untuk mendukung Anda. Orang Jepang melihat metode ini lebih mudah dicerna oleh orang-orang, dan cenderung tidak dianggap memaksa atau menjengkelkan.

Saya sarankan untuk memberi perhatian khusus pada format apa pun yang biasanya digunakan untuk dokumen persuasif di organisasi Anda. Beberapa perusahaan Jepang menyukai presentasi PowerPoint yang diisi dengan bagan dan skema yang rumit, yang lain lebih menyukai dokumen Word yang panjang. Pastikan milik Anda sesuai dengan norma.

Kuncinya adalah membiarkan fakta berbicara sendiri. Pertahankan fokus pada data, bukan pada seberapa mewah argumen yang bisa Anda buat. Dan, sama seperti iklan Jepang yang menghindari perbandingan langsung dengan produk saingan, sebaiknya tidak membahas mengapa rekomendasi Anda lebih baik daripada rekomendasi lain yang saat ini sedang dipertimbangkan oleh perusahaan, karena itu hanya menjadi versi debat tertulis.

Daripada hanya menyajikan logika Anda sendiri, mengutip orang lain dapat membantu. Carilah liputan media, jika mungkin dalam bahasa Jepang, yang membahas masalah yang sama atau membuat poin yang ingin Anda sampaikan. Ini akan menambah legitimasi pada poin Anda yang dapat membuat perbedaan besar.

Jika Anda memang perlu berdiskusi

Tentu saja, tidak semuanya bisa diselesaikan secara tertulis. Selain itu, jika Anda tidak membahas berbagai hal, mungkin dokumen yang Anda persiapkan dengan cermat tidak akan mendapatkan perhatian yang semestinya. Oleh karena itu, pada titik tertentu, diskusi mungkin diperlukan.

Bagaimana orang Jepang lebih suka mendekati sesuatu ketika ada perbedaan pendapat dan mereka ingin meyakinkan seseorang tentang suatu tindakan? Daripada mempertentangkan ide-ide yang berlawanan, percakapan orang Jepang cenderung berfokus pada mencari area kesepakatan dan membangunnya. Jadi, daripada mencoba memilah-milah ide orang lain dan menunjukkan keunggulan Anda sendiri, fokuslah untuk menemukan hal-hal yang Anda setujui dan akui.

Keinginan untuk menekankan bidang kesepakatan adalah salah satu alasan mengapa komunikasi bisnis Jepang begitu sarat dengan kata kunci – dengan menyebutkan asumsi umum dan tren yang diakui, ini berfungsi untuk menekankan bidang konsensus. Pastikan untuk mencari tahu kata kunci apa yang saat ini digunakan sebagai batu ujian di organisasi Anda, termasuk kata kunci khusus perusahaan, dan gunakan secara bebas.

Dalam hal strategi percakapan, menekankan persetujuan berarti mengatakan lebih dari sekadar “Saya mengerti maksud Anda.” Ini membutuhkan secara aktif menunjukkan bahwa Anda memahami perspektif orang lain, termasuk mengulangi aspek apa yang Anda setujui dan mengapa.

Penting juga untuk memahami mengapa orang lain mengambil posisi seperti itu. Apa yang mereka coba capai dan apa yang menurut mereka penting? Kekhawatiran apa yang mereka miliki dengan pendekatan yang Anda rekomendasikan? Ajukan pertanyaan untuk mencoba memahami pendirian mereka. Ini menunjukkan bahwa Anda menghormati mereka dan kekhawatiran mereka, dan semakin Anda melihat dari mana mereka berasal, semakin baik Anda akan dapat menyarankan solusi sama-sama menguntungkan yang akan membuat kedua belah pihak merasa nyaman. (Untuk informasi lebih lanjut tentang pendekatan menang-menang semacam ini, yang menurut saya berfungsi dengan baik di lingkungan kerja Jepang, saya sangat merekomendasikan buku negosiasi klasik “Getting to Yes” oleh Roger Fisher dan William Ury).

Penting juga untuk terbuka terhadap kompromi. Jika Anda bisa memberikan sedikit perhatian daripada bersikap tegas, orang yang bekerja dengan Anda mungkin akan membalas budi dan mengakui sesuatu yang Anda pedulikan.

Perlu nemawashi

Hal penting lainnya yang perlu diingat adalah bahwa di sebagian besar organisasi Jepang, biasanya bukan hanya satu orang yang perlu Anda yakinkan, melainkan seluruh kelompok. Mendapatkan konsensus dari semua orang yang terlibat adalah kunci untuk mendapatkan persetujuan.

Pendekatan Jepang untuk mendapatkan konsensus yang diperlukan adalah nemawashi, yang melibatkan diskusi satu lawan satu atau kelompok kecil dengan pembuat keputusan utama (tentu saja didahului dengan memberi mereka dokumen tertulis yang dijelaskan di atas). Sesi-sesi ini seharusnya hanya untuk mendengarkan pandangan mereka seperti halnya Anda membuat kasus Anda. Berusaha keras untuk melakukan interaksi yang baik dengan setiap pemangku kepentingan akan membawa Anda lebih jauh daripada mencoba membuat semua orang terkesan dengan keterampilan berdebat Anda. Ingat, di Jepang lebih sering tentang hubungan daripada logika.

Rochelle Kopp adalah konsultan manajemen yang bekerja dengan perusahaan Jepang yang beroperasi secara global dan perusahaan asing yang beroperasi di Jepang. Dia baru-baru ini menerbitkan “Manga de Wakaru Gaikokujin to no Hatarakikata” (“Pelajari Cara Bekerja Dengan Non-Jepang Melalui Manga.”) Anda dapat menemukannya di Twitter di @JapanIntercult.